excel liste déroulante

Excel: Comment créer une liste déroulante facilement

cours excelCet article a pour objectif de vous montrer comment créer facilement une liste déroulante dans Excel. Une liste déroulante permet de faciliter la saisie de données qui se répètent fréquemment tout en vous donnant la possibilité de choisir des entrées dans une liste au lieu de les taper directement. Voir la technique en vidéo

 

excel liste déroulante

En fait, une liste déroulante n’a pas uniquement l’avantage de faciliter la saisie, mais aussi elle peut jouer le rôle d’un contrôle de saisie ; c’est-à-dire d’empêcher d’autres personnes à entrer des données qui ne sont pas valides ou autorisées dans le cas où vous confier la saisie à quelqu’un d’autre.

On va voir dans un premier temps, une technique basique qu’utilise la majorité des gens, et après on va voir une technique un peu plus efficace et plus professionnelle.

Technique basique pour créer une liste déroulante :

On va considérer la petite base de données ci-dessous, composée de trois colonnes : numéro de facture, l’état de la facture (payée, encours ou annulés) et le mode de paiement (par chèque ou espèce)

Cette base de données étant crée dans la première feuille d’Excel qu’on va nommer «BD »

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La première chose à faire c’est d’abord de préparer la liste, donc on va préparer une liste qui va contenir les entrées de la colonne « Etats » qui sont : payée, encours et annulée.

Dans une nouvelle feuille, qu’on va nommer « Listes », taper les entrées : les modalités que peut prendre la colonne « Etat ».

Une fois la liste préparée je reviens à la base de données sur la feuille Excel appelée BD.

Il faut d’abord sélectionner la colonne dans laquelle on va saisir ces données, puis je me mets sur l’onglet Données et puis dans le groupe outils de données, je vais choisir la commande Validation de données.

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1-Dans la boîte de dialogue qui apparaît, je vais sur la liste de choix Autoriser, et je vais autoriser Liste,

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2- Dans la zone Source, cliquer, puis aller chercher la liste sur la feuille nommée « liste ». Sélectionner les entrées de la liste

3-Cliquer sur le bouton OK de la boite de dialogue.

C’est bon, comme vous l’aurez constaté une liste déroulante s’est insérée dans cette colonne, en cliquant dessus, on pourrait choisir l’une des modalités soit payée, soit annulée, soit encours.

Technique professionnelle pour créer une liste déroulante :

La première méthode qu’on a vue est la plus simple mais n’est pas la plus efficace. On va voir pourquoi :

Lorsqu’il y’aura des éventuels changements sur cette liste on aurait un petit problème, si on ajoute une autre entrée dans cette liste par exemple « Reportée », Elle ne sera pas ajoutée dans la liste.

Comment faire alors pour que cette liste soit dynamique, c’est-à-dire qu’elle puisse prendre en en compte toutes les entrées qu’on pourrait ajouter ultérieurement.

Pour faire de façon à ce que ma liste s’agrandit au fur et à mesure qu’on ajoute de nouvelles entrées, la méthode consiste à convertir cette liste en tableau.

Pour convertir une liste en tableau c’est très simple : se positionner dans une cellule dans la liste et allez soit dans l’onglet Accueil, et cliquer sur le bouton Mettre sous forme de tableau, puis choisir le style qui vous convient.

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Ou bien sur l’onglet Insertion, vous cliquez sur le bouton Insérer un Tableau.

Et n’oubliez pas de cocher « mon tableau comporte un entête.

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Et voilà les données se sont convertis sous forme de tableau. il ne vous reste qu’à lui donner un nom.
Comme vous voyez ici Excel lui a donné le nom « Tableau 1 » mais ce n’est pas tout à fait significatif. L’onglet Création toujours activé, Donnez-lui un nouveau nom comme par exemple « liste ».

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Voilà maintenant il ne me reste qu’à appeler ce tableau qui sera considéré comme source de la liste déroulante.

De la même façon avec laquelle on a créé notre première liste :

  1. Revenir à la BD et sélectionner la colonne concernée.
  2. Sur l’onglet Données, cliquer sur le bouton validation de données;
  3. Autoriser une liste.
  4. Dans la zone « source » tapez ceci : =INDIRECT(‘’liste‘’)
  5. Validez par Ok.

Maintenant vous allez voir que la liste est affichée correctement et l’essentiel c’est qu’elle est devenue dynamique.

Vous pouvez ajouter de nouvelles entrées et tester son fonctionnement.

NB :

Si vous avez à faire une petite liste déroulante inchangeable C-à-D dont les items ne changent pas tout le temps, par exemple les titres de civilité : madame, monsieur, Mlle.

Vous n’avez pas à faire toutes les manipulations précédentes pour créer cette liste. Il faut simplement aller sur l’onglet Données puis cliquer sur le bouton Validation de données, ensuite autoriser une Liste et vous allez taper directement les items voulus séparés par un point-virgule comme ceci :  Madame; Monsieur ; Mlle.
Et le tour est joué et la liste est créée.

Comment modifier une liste déjà créée ?

Tout en étant sur une cellule de la colonne qui contient la liste déroulante, allez dans l’onglet Données puis Validation de données. Et dans la boite de dialogue qui s’ouvre, modifier ou corrigez ce que vous voulez, puis validez par Ok.

Comment supprimer une liste déjà créée ?

La question Maintenant : comment supprimer une liste dont vous n’avez plus besoin.
Tout simplement, sélectionner la colonne qui contient cette liste, et aller toujours sur l’onglet Données, puis Validation de données, et dans la boite qui s’affiche, cliquez cette fois sur le bouton Effacer tout.

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Comme ça, votre liste disparaît.

Comment supprimer une liste et aussi tout le contenu déjà entré ?

Dans l’onglet Accueil, allez sur la droite et cliquer sur la commande Effacer tout.
Comme ça vous allez effacer le contenu et la règle de validation.

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Pour créer une autre liste pour la deuxième colonne « Type » ou mode de payement, visionnez cette vidéo pour voir plus d’astuces pratiques :

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